"Het grootste deel van mijn werkdag bestaat uit het werkwerken van e-mail. Antwoorden geven op vragen van onze leden, over de thema's en de werkwijzen die wij willen uitdragen. Want, wij zijn een vraaggestuurde organisatie die ondersteuning biedt."

Wie herkent deze uitspraak niet? Er zijn nog velen die zo werken...

Als de uitspraak niet slaat op je huidige werkwijze, dan betreft het misschien wel jouw werkwijze van enkele jaren terug. In de tijd dat er nog geen sociale media bestonden en er nog maar weinig online platforms waren waarin jouw thema's aan de orde kwamen.

Toekomstmuziek?

Binnenkort horen we dezelfde uitspraak misschien terug in een andere vorm: "Vanochtend heb ik mijn e-mail in een uurtje weggewerkt. Enkele vragen die gingen over onze deskundigheid heb ik doorgezet naar onze Facebook-pagina, de rest naar onze LinkedIn-groep. Waar mogelijk heb ik de discussie aangemoedigd met een suggestie of een stelling."

Verwijzing

Een standaard-antwoordmail met een bedankje en een verwijzing naar de betreffende online platforms en zo nodig een verwijzing naar een kennisartikel op de eigen website (met geïntegreerde Disqus-module voor interactie) maakt de beantwoording van de e-mail af.

Minder tijd

Opvallend is dat het wegwerken van de e-mail op deze manier veel minder tijd kost. Er zijn minder mailtjes omdat velen het e-mailtje als communicatiemiddel overslaan en direct naar het online platform gaan. En de overgebleven vragen kunnen snel en efficiënt afgehandeld worden. Wat overblijft, zijn de vragen die om een een-op-een-verbinding vragen.

Meer verbindingen

"Wat opvalt, is dat er veel meer verbindingen ontstaan, en daardoor meer draagvlak en vernieuwingen rond de betreffende thema's. En daarvoor is onze organisatie per slot van rekening op aarde", zucht de beleidsverantwoordelijke binnenkort hopelijk tevreden. Om daarna snel aan de slag te gaan met het echte werk...

Lees ook: de opbrengst van sociale media.