Heb je genoeg van die e-mail-overstromingen als je met een clubje mensen iets wilt organiseren? Die vaak korte berichtjes ('Ik zal er zijn!') die door de 'reply all' je postbus doen overstromen. Over afspraken die in beweging zijn, over tijdstippen, plekken en inhoud, wie wel en wie niet komt. Waarvoor je soms een flip-over nodig hebt om te begrijpen wat er nu precies is afgesproken.

Keer dan de zaken om en begin een besloten groep op Facebook. Daar kunnen de leden van jouw clubje evenementen aanmaken, zich inschrijven op evenementen, en zelfs een bericht aan allen posten zonder dat er daarbij e-mail aan te pas komt.

Een besloten groep maken

Klik in Facebook in de linkerkolom onder Groepen op 'Groep maken'. Kies voor Besloten of Geheim en nodig de leden alvast uit. (Zij moeten wel een Facebook-account hebben.) Volg de aanwijzingen van Facebook en geef de groep een informatieve naam. Dit alles hoef je maar één keer te doen.

Vergeet niet om een of twee groepsleden tot mede-beheerder te maken. Klik daarvoor op het tandrad onder de informatie over het betreffende lid (in het tabblad 'Leden') en pas diens status aan.

Vastgezet bericht

Plaats daarna de groepsnaam en het e-mailadres van de groep in het eerste bericht voor de groep ('Schrijf iets'). Zet dat bericht 'vast' zodat het bovenaan in de groep zichtbaar blijft. Die optie vind je als je op het pijltje rechtsboven in het bericht klikt.

Het vastgezette bericht kan bijvoorbeeld zo luiden (de vierkante haakjes omsluiten jouw groepsnaam):

"In plaats van mail: klik op Evenementen en overleg via statusupdates of dit adres: [groepsnaam]@groups.facebook.com
De url van onze groep is: https://www.facebook.com/groups/[groepsnaam]/
Zie ook onze website www.[groepsnaam].nl"

Evenementen

Maak nu een evenement aan voor elke groepsbijeenkomst en nodig de leden uit. Je kunt elk evenement zo mooi maken als je wilt, met informatie over het programma en een prachtige foto. Op de betreffende evenementenpagina zie je ook wie wel komt en wie niet.

Allemaal een stuk eenvoudiger en inzichtelijker dan de reply-all-golven waarmee sommige groepen hun afspraken tot stand brengen. Je kunt e-mail nu veel efficiënter gebruiken. Voor andere dingen, en voor gerichte updates in de groep.

Update vanuit e-mail - met mate

Want, een bericht vanuit jouw mailprogramma aan het adres [groepsnaam]@groups.facebook.com komt in de groep terecht als update. Hiermee kun je leden bijvoorbeeld nog even aanmoedigen om deel te nemen aan het evenement. Handig, zeker als deze optie met mate en met informatieve inhoud wordt toegepast.

Kortom: de mogelijkheden van de (besloten) Facebook-groep lijken een einde te kunnen maken aan de reply-all-cultuur. Wat weerhoudt mensen nog?