Memohulp | Afwijzing

donderdag, 25 april 2024

Blog

Gegevens

Slecht nieuws | Afwijzing

	Met dit memo bevestigt u een afwijzing, natuurlijk zo mogelijk als bevestiging na een persoonlijk gesprek hierover.
Aanhef	Invalid Input
In deze inleidende alinea beschrijft u de voorgeschiedenis. Vat het ingediende verzoek of de klacht kort en duidelijk samen en verwijs concreet naar het (telefoon)gesprek of het memo (met datum) waarin het verzoek of de klacht geformuleerd werd. Presenteer de voorgeschiedenis in neutrale woorden. Probeer een negatieve toon te vermijden: gebruik geen woorden als 'fout', 'schuld' of 'falen'.	Invalid Input
In deze alinea geeft u een overtuigende motivering voor het komende slechte nieuws: de afwijzing. Beschrijf daarvoor de feitelijke omstandigheden die het u onmogelijk maken het verzoek of de klacht te honoreren. Probeer de oorzaken overtuigend te presenteren. Op die manier bereidt u de lezer voor op de afwijzing, en zal het slechte nieuws minder hard aankomen. Formuleer hier nog geen afwijzing. Dat doet u in de volgende alinea.	Invalid Input
In deze alinea wijst u het verzoek of de klacht duidelijk en beleefd af. Bied de lezer zo mogelijk een alternatief of geef tips voor alternatieve oplossingen. Probeer de afwijzing verzachtend te formuleren, echter zonder de afwijzing te verdoezelen.	Invalid Input
Herhaal in de afsluitende alinea niet het slechte nieuws of de verontschuldiging daarvoor. Als het kan, biedt u de lezer rooskleurige informatie of u bevestigt de goede verhoudingen. De afsluitende alinea kunt u het best in een zo positief mogelijk toon formuleren. Wens de lezer succes bij verdere pogingen, maar pas op voor onoprechte clichés in het slot. Toon ook uw bereidheid tot het geven van nadere toelichting: geef aan waar (kamer en telefoonnummer) en wanneer u bereikbaar bent.	Invalid Input
Afsluitende groet	Invalid Input
Uw naam	Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)	Dit is geen mail-adres
Gereed

Geschreven: 24 december 2010

Aantal keren bekeken: 8547