donderdag, 28 maart 2024
Vraag Rijk
Online Schrijfhulp

Blog

Informatiebrieven | Begeleidende brief
Deze brief hoort bij iets wat u de lezer toestuurt.

Aanhef
Invalid Input
Geef in deze inleidende alinea aan wat u de lezer bij deze brief toestuurt. Probeer daarbij clichés te vermijden, zoals 'Ingesloten doen wij u toekomen'. Beschrijf eventueel kort de aanleiding voor de brief als verantwoording. Vermeld bij langere brieven hoe de rest van de brief is opgebouwd.
Invalid Input
Bij een uitgebreide begeleidende brief specificeert u in dit gedeelte de reden van de toezending, of brengt u een belangrijk aspect van het bijgesloten product onder de aandacht van de lezer. Benadruk daarbij wat het belang is van het ingesloten product voor de ontvanger.
Invalid Input
In deze laatste alinea bevestigt u uw goede relatie met de lezer. U kunt bijvoorbeeld de lezer bedanken voor de opdracht, zinspelen op toekomstige contacten of een afspraak voorstellen. Wanneer u een reactie verwacht, geeft u aan hoe de lezer dat het gemakkelijkst kan doen. Noem bijvoorbeeld de contactpersoon, het telefoonnummer en de tijden waarop hij of zij bereikbaar is.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Informatiebrieven | Antwoordbrief
Met deze brief geeft u antwoord op een vraag van de lezer.
Aanhef
Invalid Input
Beschrijf in deze inleidende alinea concreet de aanleiding voor uw brief en geef een korte, herkenbare samenvatting van de vraag of de vragen waarop u reageert. Wanneer u een complex antwoord moet geven, kondig hier dan kort aan hoe uw brief opgebouwd is: welke onderwerpen of vragen u achtereenvolgens behandelt.
Invalid Input
In dit gedeelte geeft u een duidelijk geformuleerd antwoord op de gestelde vraag of vragen. Gebruik per onderwerp één alinea. Formuleer uw antwoorden op een neutrale toon en vermijd onbegrijpelijk vakjargon. Overweeg bij een langere brief of u de indeling met tussenkopjes kunt ondersteunen.
Invalid Input
Geef in deze afsluitende alinea aan bij wie en wanneer de lezer terechtkan voor meer informatie. Noem de naam, het telefoonnummer en eventueel de tijden waarop de contactpersoon bereikbaar is.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Dit is geen mail-adres
Gereed   
{Antispam:caption} {Antispam:body}
{Antispam:validation}
{Antispam:description}

Terug

Informatiebrieven | Wijzigingsbericht
Met deze brief geeft u een wijziging door.

Aanhef
Invalid Input
Beschrijf in deze inleidende alinea duidelijk de wijziging waarover u de lezer wilt informeren. Vermeld de inhoud van de wijziging, en geef aan vanaf welke datum of voor welke periode deze geldt.
Invalid Input
In dit gedeelte geeft u een toelichting op de wijziging. Benadruk de positieve gevolgen van de wijziging voor de lezer: presenteer de wijziging als een verbetering. Zo kweekt u goodwill bij de lezer.
Invalid Input
Sluit uw bericht nu kort af, eventueel met een verwijzing naar een volgend contact. Geef in deze afsluitende alinea ook aan bij wie en wanneer de lezer terechtkan voor meer informatie. Noem de naam, het telefoonnummer en eventueel de tijden waarop de contactpersoon bereikbaar is.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Informatiebrieven | Bevestiging
Met deze brief bevestigt u een order of een afspraak.

Aanhef
Invalid Input
Bevestig in deze inleidende alinea onmiddellijk de afspraak, de order of de ontvangst van een brief. Geef bij een afspraakbevestiging de plaats, de datum en het onderwerp aan. Verwijs bij een orderbevestiging naar de bestelling, en naar de datum en de wijze waarop de bestelling is gedaan. Bij de ontvangst van een brief verwijst u naar de datering en het onderwerp van de brief.
Invalid Input
In dit gedeelte geeft u aanvullende informatie over de afspraak, de bestelling, of de ontvangst van de brief. Bij een afspraak geeft u duidelijke informatie over de plaats, de tijd en de duur van de afspraak. Bij een orderbevestiging beschrijft u hier de bestelling en noemt u eventueel speciale productkenmerken en leveringsvoorwaarden. Bij de ontvangst van een brief geeft u aan hoe de brief verwerkt zal worden en wanneer de lezer uw reactie kan verwachten.
Invalid Input
U sluit de bevestiging nu op een vriendelijke toon af. Bij een afspraak kunt u nog verwijzen naar een routebeschrijving, of de telefonische bereikbaarheid van de ontmoetingsplaats noemen. Verder kunt u de lezer bedanken voor de brief of de order, hem succes wensen of verwijzen naar toekomstig contact.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Informatiebrieven | Uitnodiging
Met deze brief doet u een uitnodiging voor een bijeenkomst.

Aanhef
Invalid Input
Open uw uitnodiging in deze inleidende alinea met een beschrijving van de gebeurtenis en eventueel met de aanleiding daarvoor. Nodig vervolgens de lezer expliciet uit. Noem de plaats, de datum, het tijdstip, en de duur van de bijeenkomst. Bij feestelijke uitnodigingen is een enthousiaste toon gewenst.
Invalid Input
In dit gedeelte licht u praktische onderdelen van de uitnodiging toe. U geeft informatie over de agenda of het programma van de bijeenkomst, over sprekers of speciale gasten, over vervoersmogelijkheden, parkeergelegenheid of speciale wervende elementen. Overweeg of u de indeling met tussenkopjes of typografische middelen kunt ondersteunen.
Invalid Input
In de laatste alinea beschrijft u de aan- of afmeldingsprocedure voor de bijeenkomst, en noemt u de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon. Eventueel kunt u het wervende karakter van de uitnodiging nog versterken door het belang van de bijeenkomst voor de lezer te benadrukken.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Goednieuwsbrieven | Antwoord gegronde klacht
Met deze brief beantwoordt u een gegronde klacht.

Aanhef
Invalid Input
Beschrijf in deze inleidende alinea kort en bondig de aanleiding voor uw brief. Verwijs naar de klacht, en naar de voorgeschiedenis: het gesprek of de brief (met datum) waarin de klacht geuit werd. Formuleer de klacht zo neutraal mogelijk en probeer deze niet te bagatelliseren. Toon begrip voor de klacht en erken direct de gemaakte fout.
Invalid Input
In deze alinea vertelt u de lezer het goede nieuws dat de klacht verholpen zal worden. Vertel nog niet hoe. Dat doet u in de volgende alinea. Formuleer het goede nieuws met een toon van vanzelfsprekendheid.
Invalid Input
In deze alinea legt u de lezer uit hoe de klacht verholpen zal worden. Vertel de lezer eenduidig wie wanneer welke actie zal ondernemen. Beschrijf de procedure puntsgewijs vanuit het perspectief van de organisatie. Beschrijf handelingen die de lezer zelf moet uitvoeren niet in de gebiedende wijs met 'u moet ...' of 'u dient ...', maar op een adviserende toon, bijvoorbeeld met 'wanneer u ...', of als een verzoek ("wilt u ...").
Invalid Input
In deze laatste alinea probeert u de goede relatie met de lezer te herstellen. Daarvoor kunt u uw verontschuldigingen aanbieden, kort uitleggen hoe de problemen zijn ontstaan, en beloven dat herhaling voorkomen zal worden. Bovendien kunt u de lezer bedanken voor de ingediende klacht. Overdrijf uw spijtbetuigingen niet. Geef tot slot aan wanneer de lezer bij wie terechtkan voor meer informatie. Noem de naam, het telefoonnummer en eventueel de tijden waarop de contactpersoon bereikbaar is.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Goednieuwsbrieven | Honorering verzoek
Met deze brief vertelt u dat u een verzoek inwilligt.

Aanhef
Invalid Input
Beschrijf in deze inleidende alinea kort en bondig de aanleiding voor uw brief. Verwijs naar het verzoek, en naar de voorgeschiedenis: het gesprek of de brief (met datum) waarin het verzoek gedaan werd.
Invalid Input
In deze alinea vertelt u de lezer het goede nieuws dat u zijn verzoek honoreert. Vertel nog niet hoe dat zal gebeuren. Dat doet u in de volgende alinea. Spreek de lezer in de u-vorm persoonlijk aan.
Invalid Input
In deze alinea beschrijft u de procedure voor de afhandeling van het verzoek. Vertel de lezer precies wie wanneer welke acties zal ondernemen, en bij wie de lezer terechtkan voor nadere informatie en afspraken. Geef ook duidelijk en beleefd aan wat u van de lezer verwacht: niet in de vorm van een gebod ('U moet ...'), maar als een advies ('Wanneer u ...'), of als een verzoek ('Wilt u ...').
Invalid Input
In deze laatste alinea kunt u de goede relatie met de lezer verder verstevigen en goodwill voor uw organisatie kweken. Daarvoor kunt u benadrukken dat het uw organisatie plezier doet iemand te kunnen helpen, of dat het bijzonder is dat het verzoek wordt ingewilligd. Ook kunt u sympathie betuigen met de activiteiten van de lezer en hem daarmee succes wensen. Overdrijf echter niet, maar zorg voor een zakelijke toon.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Slechtnieuwsbrieven | Afwijzing
Met deze brief doet u een afwijzing van een vraag of een verzoek.

Aanhef
Invalid Input
In deze inleidende alinea beschrijft u de voorgeschiedenis. Vat de aanleiding kort en duidelijk samen en verwijs concreet naar het (telefoon)gesprek of de brief (met datum) waarin het verzoek, de offerte, de schadeclaim, of de klacht geformuleerd werd. Probeer een negatieve toon te vermijden: gebruik geen woorden als 'fout', 'schuld' of 'falen'.
Invalid Input
In deze alinea geeft u een overtuigende motivering voor de afwijzing. Beschrijf daarvoor de feitelijke omstandigheden die het u onmogelijk maken het verzoek of de klacht te honoreren. Formuleer hier nog geen afwijzing. Dat doet u in de volgende alinea.
Invalid Input
In deze alinea wijst u het verzoek of de klacht duidelijk en beleefd af. Bied de lezer een alternatief, als dat mogelijk is, of geef tips voor alternatieve oplossingen.
Invalid Input
De afsluitende alinea kunt u het best in een zo positief mogelijk toon formuleren. Wens de lezer bijvoorbeeld succes bij verdere pogingen, maar pas op voor onoprechte clichés in het slot. Herhaal in ieder geval niet het slechte nieuws of de verontschuldiging daarvoor.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Slechtnieuwsbrieven | Annulering
Met deze brief annuleert u een opdracht of een bestelling.

Aanhef
Invalid Input
In deze inleidende alinea beschrijft u globaal de order die u wilt annuleren. Vermeld de datum en de wijze van bestellen. Verwijs bovendien naar de afspraken die over die order zijn gemaakt en naar het telefoongesprek waarin u de annulering heeft aangekondigd.
Invalid Input
In deze alinea annuleert u de order expliciet. Geef daarbij een gedetailleerde beschrijving van de inhoud, de omvang en de leveringstermijn van de order.
Invalid Input
In deze alinea presenteert u de motivering voor de annulering. Presenteer uw argumenten zo dwingend mogelijk. Oorzaken zijn hier overtuigender dan redenen, feiten zijn sterker dan meningen.
Invalid Input
Wanneer de oorzaak voor de annulering bij uw eigen organisatie ligt, biedt u in deze alinea een schadevergoeding aan of toont u zich bereid om een regeling te treffen. Als u de order annuleert omdat de leverancier zijn verplichtingen niet nakomt, kondigt u hier aan dat u een schadevergoeding wenst. Laat in beide gevallen onderhandelingsruimte open.
Invalid Input
Sluit in de slotalinea zo positief mogelijk af. Probeer de lezer gunstig ten opzichte van uw organisatie te stemmen, zodat u in de toekomst toch zaken kunt blijven doen.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug

Slechtnieuwsbrieven | Waarschuwing
Met deze brief geeft u waarschuwing over het niet nakomen van een afspraak.

Aanhef
Invalid Input
Als aanleiding voor deze brief vermeldt u in deze inleidende alinea duidelijk het ordercontract dat door de organisatie van de lezer niet wordt nagekomen. Beschrijf daarbij precies de bepaling van het contract die tot dusver niet is nagekomen. Verwijs ook naar het telefoongesprek dat u wellicht gevoerd heeft over het niet (goed) uitvoeren van de order.
Invalid Input
In deze alinea stelt u een concreet uitvoerbaar alternatief voor de order voor. Probeer de redelijkheid hiervan duidelijk te maken. Door begrip te tonen voor de situatie van de andere partij, zal uw lezer uw alternatief makkelijker aanvaarden. Eventuele sancties formuleert u in de volgende alinea.
Invalid Input
In deze alinea formuleert u de sancties die u verbindt aan het niet accepteren van het nieuwe voorstel, bijvoorbeeld annulering en schadeclaim. Probeer hier de feiten te laten spreken: maak duidelijk dat u niet anders kunt handelen onder deze omstandigheden. Probeer gezichtsverlies voor de ander te vermijden.
Invalid Input
Sluit de brief nu zo positief mogelijk, maar wel zakelijk af. Toon uw welwillendheid, vraag eventueel om nader contact voor onderhandeling over alternatieven of samenwerking.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug